Aby znaleźć się na głównych stronach, twoje wydarzenie musi być atrakcyjne dla mediów. Przede wszystkim musi być inne od setek innych, interesujące i przyciągające uwagę. Jaką historię chcesz opowiedzieć, jakimi środkami chcesz dotrzeć do ludzi – grafiką, zaangażowaniem wpływowych osób, poczuciem humoru czy zaskakującą sytuacją? Nie ma co ukrywać – dziennikarze dziennie dostają dziesiątki historii, nie mają zbyt wiele czasu na dowiedzenie się, co chcesz im przekazać. Musisz postawić się w ich miejscu i zastanowić się, co sprawi, że taki a nie inny komunikat przykuje twoją uwagę.

Przy pisaniu komunikatu pamiętaj o odbiorach. Nie używaj skomplikowanych sformułowań. Im prostszy i bardziej zrozumiały język, tym lepiej. Zbuduj historię wobec kluczowego przesłania, głównej informacji, jaką chcesz przekazać. Spróbuj poruszyć wyobraźnię czytelników, używaj porównań lub punktów odniesienia zrozumiałych dla odbiorcy, który nie jest zaznajomiony z tematem. Czy masz jakąś historię związaną z człowiekiem lub grupą ludzi? Przedstaw ją! Udowodnij, że temat nie jest ważny jedynie dla ciebie, ale dla szerszej publiczności.

1. Wymyśl krótki, ale przyciągający uwagę tytuł. Umieść go również w temacie maila, który wyślesz do dziennikarzy. Wpleć go w pierwsze zdania komunikatu i zadbaj, by był angażujący.    
2. W pierwszym akapicie zawrzyj swój główny komunikat, pamiętając o zasadzie nazywanej z angielska zasadą pięciu W: kto (who?), co (what?), kiedy (when?), gdzie (where?), dlaczego (why?). Akapit powinien liczyć XNUMX-XNUMX zdania i być zapisany pogrubioną czcionką. To tutaj na dobre musisz zainteresować dziennikarza, by zechciał czytać dalej 🙂           .
3. Kiedy odbiorca jest już zainteresowany, poświęć drugi paragraf na opisanie szczegółów. Czy twoje wydarzenie ma rzecznika? Może być to ekspert, znana osoba, organizator protestu. Umieść cytat z tej osoby jako oddzielny akapit. Zadbaj o to, by był mocny i rzeczowy, by dziennikarze mogli go wykorzystać do zbudowania własnego artykułu.      
4. Zredaguj komunikat tak, aby był łatwy w odbiorze. Użyj czytelnych czcionek, podziel tekst na akapity. Jeśli masz logo kampanii, umieść je w nagłówku. Jeśli dysponujesz zdjęciami lub infografikami – umieść XNUMX-XNUMX miniaturki oraz link do galerii w dużej rozdzielczości.        
5. Dołącz zdjęcie osoby, która się wypowiada w komunikacie oraz dane kontaktowe do osoby dedykowanej mediom w twoim zespole. Jeśli twoje wydarzenie ma stronę internetową, umieść link do niej.            
6.  Wyślij maila z komunikatem w czasie, który będzie najbardziej dogodny dla dziennikarzy. Może to być poranek, kiedy w redakcjach organizowane są kolegia, podczas których ustalane są tematy dnia. Mogą być to również okolice południa, kiedy dziennikarze i wydawcy wracają z lunchu. Wieczór to najgorsza pora na wysłanie komunikatu prasowego.
7.  Wydrukuj wersję papierową komunikatu dla dziennikarzy, którzy przybędą na wydarzenie. Po wydarzeniu odezwij się do dziennikarzy z najważniejszych dla ciebie mediów, upewnij się, że wszystko wiedzą, zapytaj, czy czegoś nie potrzebują – np. dodatkowych informacji lub materiałów foto/video.